برای خیلی از کارشناسان حوزه مدیریت اطلاعات و انفورماتیک تفاوتهای بین نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS خیلی واضح و روشن است. با این حال بر آن شدیم تا نگاهی اجمالی بین تفاوتهای یک نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS داشته باشیم. هر چند بدلیل شباهتهایی که این دو نرم افزار با هم دارند شبهاتی در این خصوص بوجود می آید.
- اهداف اجرای سیستم ها: هدف از اجرای اتوماسیون اداری، ساماندهی و نظام بخشیدن به فرایندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی دبیرخانه می باشد. واحدهایی که نیاز به مکاتبات داخلی با هم دارند و یا در فرایند تولید نامه صادره و یا ثبت نامه وارده و پيگيري آن درگیر هستند از آن استفاده می کنند. در صورتیکه هدف از اجرای نرم افزار BPMS، ساماندهی، اجرا و بهبود فرایندهای سازمانی می باشد که ممکن است برخی بسیار عمومی و برخی بسیار تخصصی باشند.روش استقرار و اجرا : معمولا استقرار و اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری طی یک برنامه از پیش تعیین شده با توجه به حدود و ثغور یک سازمان قابل ارائه خواهد بود. در صورتیکه استقرار یک BPMS با در نظر گرفتن حیطه نفوذ آن در سطح کل فرایندهای سازمانی متفاوت بوده و با توجه به پیچیدگی فرایند قابل ارائه خواهد بود.کمیته راهبری و مدیریت سیستم متفاوت: کمیته راهبری اتوماسیون اداری معمولا شامل همکاران دبیرخانه و مسئولین دفاتر بوده در صورتیکه کمیته راهبری BPMS شامل زیر کمیته های تخصصی با اعضای مالکین فرایند و کمیته اصلی راهبری با هدف حفظ یکپارچگی زیر فرایندها می باشد.آنالیز محتوایی فرایند: امکان آنالیز محتوایی فرایند در BPMS قابل انجام است در صورتیکه با توجه به متن محور بودن اتوماسیون اداری، محدود آنالیز در سطح متن بسیار محدود خواهد بود.معمولا اتوماسیون اداری به عنوان یک استاندارد پکیج در بازار نرم افزار وجود دارد در صورتیکه BPMS به عنوان نرم افزار توسعه دهنده فرایند سازمانی با انعطاف پذیری بالا شناخته شده است. حتي در برخی از موارد دیده شده است خود فرایندهای مرتبط با اتوماسیون اداری در قالب نرم افزار BPMS پیاده سازی شده است.در برخي موارد فروشنده با ارائه الگوهاي متني كه معمولا در نرم‌افزارهاي office ساخته مي‌شود اعلام مي‌نمايد كه امكان تعريف فرم نيز در نرم‌افزار وجود دارد. اين تفاوت فاحش در آنجاست كه سيستمهاي مبتني بر متن عملا توليد داده و يا meta data را ندارند و همه چيز را به صورت متني مي‌بينند و امكان پردازش روي اين متون بدليل عدم وجود فيلد وجود نخواهد داشت. پس به تفاوت يك فرايند ساز، فرم‌ساز و الگوي متني توجه نماييد و مراقب باشيد بجاي قناري گنجشك به شما نفروشند!
تو را مرور می کنم به تکرار؛
تا خاموشی ام، نشان از فراموشی ام نباشد ..
تا خاموشی ام، نشان از فراموشی ام نباشد ..